しごとの部門から

総務の仕事

オフィス・備品・社内規程・文書管理・防災。総務の仕事で使える、AIへの頼み方(プロンプト)です。

だれが使う?

どんな場面?

制度の数字が関わるものだけ

66本

オフィス移転の段取りを移転日から逆算する

総務の担当者や小さな会社の社長が、オフィス移転を決めたあと、移転日から逆算して何をいつまでにやるかを一覧にしたいとき

総務仕事が多すぎる・段取りが悪い人事・労務・総務の仕事をうまく回したい段取りしたい仕事・会議

移転先オフィスの候補物件を比べて決める

移転先の候補が2〜4件に絞れた会社の総務や経営者が、家賃だけでなく初期費用や働きやすさまで含めて比べ、1件に決めたいとき

総務決められない・迷っている人事・労務・総務の仕事をうまく回したい選びたい仕事・会議

移転にともなう住所変更の届出先と通知先を洗い出す

オフィス移転が決まった総務の担当者が、役所への届出と取引先・各種サービスへの住所変更の連絡先を、漏れなく一覧にしたいとき

総務手続きや書類が難しい人事・労務・総務の仕事をうまく回したい抜けや間違いを見つけたい仕事・会議制度の数字を確認

オフィス退去時の原状回復の範囲と見積もりを確認する

オフィスを退去する会社の総務担当者が、原状回復の工事見積もりを受け取ったときに、契約の範囲と金額が妥当かを確かめたいとき

総務お金が心配人事・労務・総務の仕事をうまく回したい抜けや間違いを見つけたい仕事・会議

働き方に合わせてオフィスのレイアウト案を考える

移転や増員、在宅勤務の定着をきっかけに、総務担当者や経営者がオフィスの席の配置や部屋の使い方を見直したいとき

総務アイデアが出ない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい案がほしい仕事・会議

会議室と共用スペースの利用ルールを作る

会議室の空予約や使いっぱなし、共用の冷蔵庫・給湯室の乱れに困っている総務担当者が、守られやすい利用ルールを作りたいとき

総務社内のルールや仕組みが整っていない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい何かを形にしたい仕事・会議

備品・消耗品の発注ルールと在庫の目安を決める

コピー用紙やトナー、文具が切れたり買いすぎたりしている会社の総務担当者が、誰が・いつ・どれだけ発注するかを決めたいとき

総務社内のルールや仕組みが整っていない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい何かを形にしたい仕事・会議

取引先への贈答と年賀状の送付先リストを整える

お中元・お歳暮・年賀状などを毎年送っている会社の総務担当者が、送付先の管理と送る・やめるの判断をルールにしたいとき

総務ミスが多い・抜けが心配人事・労務・総務の仕事をうまく回したい頭の中を片づけたい仕事・会議

社用車の管理ルールと運転日誌の型を作る

社用車を複数の社員で使っている会社の総務担当者が、予約・鍵・点検・運転前の確認・記録のルールをそろえたいとき

総務社内のルールや仕組みが整っていない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい何かを形にしたい仕事・会議制度の数字を確認

社用車の事故が起きたときの対応手順を作る

社用車を使っている会社の総務担当者が、社員が事故を起こしたり巻きこまれたりしたときに、現場と会社がとる行動を手順書にしたいとき

総務セキュリティやトラブルが心配人事・労務・総務の仕事をうまく回したい人にわかりやすく伝えたい仕事・会議

郵便・宅配の受け取りと社内配布のルールを作る

在宅勤務が増えて郵便物や荷物の受け取り・転送・保管があいまいになった会社の総務担当者が、受け取りから配布までのルールを決めたいとき

総務ミスが多い・抜けが心配人事・労務・総務の仕事をうまく回したい何かを形にしたい仕事・会議

来客対応マニュアルを受付から見送りまで作る

受付の担当者がいない、または交代で来客を迎えている会社の総務担当者が、誰が対応しても同じ品質になる来客対応の手引きを作りたいとき

総務社内のルールや仕組みが整っていない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい人にわかりやすく伝えたい仕事・会議

リース・保守契約の棚卸し台帳を作る

複合機・電話機・空調などのリースや保守契約が散らばっている会社の総務担当者が、一覧にして更新や解約の時期を逃さないようにしたいとき

総務数字やお金の管理が追いつかない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい頭の中を片づけたい仕事・会議

複合機のリース更新で見積もりを比べる

複合機のリース満了が近づいた会社の総務担当者が、再リース・入れかえ・買い取りなどの選択肢と複数社の見積もりを公平に比べたいとき

総務決められない・迷っている人事・労務・総務の仕事をうまく回したい選びたい仕事・会議

会社の固定費を洗い出して削減の候補を決める

経費を減らすよう求められた総務担当者や小さな会社の経営者が、毎月出ていく固定費を一覧にして、どれから見直すかを決めたいとき

総務数字やお金の管理が追いつかない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい数字を出したい仕事・会議

忘年会の企画と当日の進行表を作る

忘年会や納会の幹事を任された総務担当者や若手社員が、参加しやすい企画を立て、準備と当日の進行を一覧にしたいとき

総務仕事が多すぎる・段取りが悪い人事・労務・総務の仕事をうまく回したい段取りしたい仕事・会議

会社の周年記念イベントの企画案を出す

創業10周年などの節目を迎える会社の総務担当者や経営者が、社員・取引先・地域に向けて何をするかの企画案を幅広く出して絞りたいとき

総務アイデアが出ない強い会社・チームをつくりたい案がほしい仕事・会議

社内イベントの案内文と出欠確認を書く

社内イベントの担当者が、参加したくなる案内文と、出欠・食事の制限・参加方法をまとめて集められる確認フォームを作りたいとき

総務文章が書けない・まとまらない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい文章を書きたい仕事・会議

社内イベント後のアンケートを作り振り返る

社内イベントを終えた総務担当者が、参加者アンケートを作って結果を振り返り、次回の改善と上司への報告にまとめたいとき

総務アイデアが出ない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい頭の中を片づけたい仕事・会議

名刺の発注と管理のルールを決める

名刺の作り方や発注がばらばらな会社の総務担当者が、デザインの統一、発注の手順、異動・退職時の扱いまでを決めたいとき

総務社内のルールや仕組みが整っていない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい何かを形にしたい仕事・会議

社印の管理ルールと押印記録の型を作る

代表者印や銀行印、角印の保管と押印の手順があいまいな会社の総務担当者や経営者が、不正や紛失を防ぐ管理ルールを作りたいとき

総務社内のルールや仕組みが整っていない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい何かを形にしたい仕事・会議

小さな会社の株主総会の準備スケジュールを作る

非上場の中小企業で株主総会の事務を担当する総務担当者や経営者が、決算日から総会・登記までの準備を期限つきの一覧にしたいとき

総務手続きや書類が難しい人事・労務・総務の仕事をうまく回したい段取りしたい仕事・会議制度の数字を確認

株主総会の招集通知と当日の進行台本を下書きする

中小企業で株主総会の事務を担う総務担当者が、招集通知の文案と、議長が読み上げる当日の進行台本の下書きを作りたいとき

総務文章が書けない・まとまらない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい文章を書きたい仕事・会議制度の数字を確認

社員や取引先の慶弔が起きたときの対応手順を決める

訃報や結婚・出産の知らせを受けたときの動きが人によって違う会社の総務担当者が、連絡の流れと弔電・供花などの手配の手順をそろえたいとき

総務社内のルールや仕組みが整っていない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい何かを形にしたい仕事・会議

総務への依頼窓口と対応の優先順位を整理する

チャットや口頭で細かい依頼が次々に来て手が回らない総務担当者が、依頼の受け付け方と優先順位、よくある質問への答え方を整理したいとき

総務仕事が多すぎる・段取りが悪い人事・労務・総務の仕事をうまく回したい頭の中を片づけたい仕事・会議

社内規程の体系図と一覧表を作る

総務の担当者や管理部長が、ばらばらに増えた社内規程を分類・階層・所管部署で整理し、全体を見渡せる一覧にしたいとき

総務社内のルールや仕組みが整っていない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい頭の中を片づけたい仕事・会議

規程の改定案と新旧対照表を作る

総務や法務の担当者が、社内規程の一部を改定するときに、承認用の新旧対照表と改定後の条文を抜けなく作りたいとき

総務文章が書けない・まとまらない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい文章を書きたい仕事・会議

在宅勤務規程の骨子と運用ルールを作る

総務・人事の担当者や社長が、暫定のまま続けている在宅勤務のルールを、正式な規程と毎日の運用ルールに整えたいとき

総務社内のルールや仕組みが整っていない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい何かを形にしたい仕事・会議

規程の改定を全社に知らせる周知文を書く

総務の担当者が、社内規程やルールを変えたときに、社員が自分に関係あるかをすぐ判断できる周知文と管理職向けメモを作りたいとき

総務うまく伝えられない・言いにくい人事・労務・総務の仕事をうまく回したいうまく言いたい仕事・会議

社内規程の古い記述と食い違いを洗い出す

総務や内部監査の担当者が、長く改定されていない規程を点検して、いまの組織や運用と合わない記述を見つけたいとき

総務社内のルールや仕組みが整っていない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい抜けや間違いを見つけたい仕事・会議

社内ルールの理解度を確かめる確認テストを作る

総務やコンプライアンスの担当者が、規程やルールを周知したあとに、社員が本当に理解しているかを短いテストで確かめ、説明の足りない所を見つけたいとき

総務社内のルールや仕組みが整っていない人事・労務・総務の仕事をうまく回したいできるようになりたい仕事・会議

社内文書の保存期間表を作る

総務の担当者や小さな会社の経営者が、どの書類をいつまで残せばよいかを文書の種類ごとに決め、保存期間表にまとめたいとき

総務社内のルールや仕組みが整っていない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい仕組みを知りたい仕事・会議制度の数字を確認

書庫の紙の書類を電子化して減らす計画を立てる

総務の担当者が、書庫や倉庫にたまった過去の紙の書類をスキャンして減らすときに、原本を残すものと捨ててよいものを分け、作業の手順を決めたいとき

総務社内のルールや仕組みが整っていない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい段取りしたい仕事・会議制度の数字を確認

社内文書の文書番号と管理台帳のルールを決める

総務の担当者が、社外への通知文や社内通達などに番号をつけて台帳で管理し、あとから探せる・出したかを確かめられるようにしたいとき

総務社内のルールや仕組みが整っていない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい何かを形にしたい仕事・会議

保存期間切れの書類を廃棄する手順と記録を作る

総務の担当者が、書庫や倉庫にたまった保存期間切れの書類を、捨て間違いや情報漏えいなく廃棄し、記録を残したいとき

総務ミスが多い・抜けが心配人事・労務・総務の仕事をうまく回したい抜けや間違いを見つけたい仕事・会議

社内文書の機密区分と取り扱いルールを作る

総務や情報管理の担当者が、「社外秘」の付け方が人によってばらばらな状態をなくし、区分ごとの扱い方を社員にそろえてもらいたいとき

総務セキュリティやトラブルが心配人事・労務・総務の仕事をうまく回したい何かを形にしたい仕事・会議

1年分の防災訓練の計画を立てる

防災の担当になった総務の担当者が、避難訓練だけで終わらせず、安否確認や備蓄点検まで含めた1年間の訓練計画を作りたいとき

総務何から始めればいいかわからない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい段取りしたい仕事・会議

防災訓練のシナリオと進行台本を作る

防災訓練を担当する総務の担当者が、毎年同じ流れで形だけになった訓練を、参加者が考えて動く実践的な内容に変えたいとき

総務アイデアが出ない防災や安全に強い家族になりたい何かを形にしたい仕事・会議

防災備蓄の必要数を計算して管理表を作る

総務の担当者が、会社の防災備蓄が人数に足りているかを計算し、期限切れを防ぐ管理表と点検のルールを作りたいとき

総務ミスが多い・抜けが心配防災や安全に強い家族になりたい数字を出したい仕事・会議制度の数字を確認

小さな会社のBCP(事業継続計画)の骨子を作る

中小企業の経営者や総務の責任者が、取引先や金融機関にBCPを求められたときに、自社に合った計画の骨子を最初に作りたいとき

総務何から始めればいいかわからない強い会社・チームをつくりたい何かを形にしたい仕事・会議

止められない業務の優先順位と復旧目標を決める

BCPを作る管理職や総務の責任者が、業務が止まったときの影響を比べて、どの業務をいつまでに再開するかを決めたいとき

総務決められない・迷っている強い会社・チームをつくりたい選びたい仕事・会議

災害時の安否確認の運用ルールと連絡文を作る

総務や防災の担当者が、災害時に社員の無事を早く確かめられるよう、安否確認の送り方・追いかけ方と連絡文をそろえておきたいとき

総務社内のルールや仕組みが整っていない防災や安全に強い家族になりたい段取りしたい仕事・会議

災害直後の初動対応チェックリストを作る

総務や事業所の責任者が、地震などの直後に誰が何をするかを迷わないよう、最初の1時間の初動対応を壁に貼れる形にしたいとき

総務ミスが多い・抜けが心配防災や安全に強い家族になりたい何かを形にしたい仕事・会議

BCPの机上訓練を対話形式で練習する

BCPを作った経営者や管理職が、実際の災害時に判断できるかを確かめるため、AIを進行役にして机上訓練を1人で練習したいとき

総務決められない・迷っている強い会社・チームをつくりたい本番の前に試したい仕事・会議

福利厚生メニューの利用状況から見直し案を作る

総務・人事の担当者や経営者が、使われていない福利厚生に費用をかけ続けていないかを数字で確かめ、見直し案を作りたいとき

総務数字やお金の管理が追いつかない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい頭の中を片づけたい仕事・会議

福利厚生のニーズを聞く社員アンケートを作る

総務・人事の担当者が、福利厚生を入れる・見直す前に、社員が本当に使いたいものを知るためのアンケートを作りたいとき

総務何から始めればいいかわからない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい仕組みを知りたい仕事・会議

福利厚生の外部サービスを比べて選ぶ

総務・人事の担当者や経営者が、会員制の福利厚生サービスや食事補助などの外部サービスを、費用と使われやすさで比べて決めたいとき

総務決められない・迷っている人事・労務・総務の仕事をうまく回したい選びたい仕事・会議制度の数字を確認

福利厚生の使い方ガイドを社員向けに作る

総務の担当者が、制度があるのに知られていない・申請方法の問い合わせが多い福利厚生を、社員が自分で調べて使えるガイドにしたいとき

総務うまく伝えられない・言いにくい人事・労務・総務の仕事をうまく回したい人にわかりやすく伝えたい仕事・会議

慶弔見舞金規程と支給の基準表を作る

総務の担当者や社長が、そのつど決めていた結婚祝いや香典などの支給を、公平で説明できる規程と基準表にまとめたいとき

総務社内のルールや仕組みが整っていない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい何かを形にしたい仕事・会議制度の数字を確認

カスタマーハラスメントの対応ルールを作る

人事・総務の担当者や店舗の責任者が、お客様や取引先からの著しい迷惑行為(カスハラ)から社員を守る方針と現場の対応手順を決めたいとき

労務(勤怠・給与・社会保険)社内のルールや仕組みが整っていない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい何かを形にしたい仕事・会議制度の数字を確認

安全衛生委員会の年間議題を計画する

安全衛生委員会(衛生委員会)の事務局担当者が、毎回の議題が形だけにならないよう、1年分の議題と準備を季節や社内行事に合わせて計画したいとき

労務(勤怠・給与・社会保険)社内のルールや仕組みが整っていない人事・労務・総務の仕事をうまく回したい段取りしたい仕事・会議制度の数字を確認

職場巡視のチェックリストを作る

衛生管理者や安全衛生の担当者が、職場巡視(職場を回って危険や衛生の問題を見つける点検)で見るべき点を、自社の職場に合わせてリストにしたいとき

労務(勤怠・給与・社会保険)ミスが多い・抜けが心配人事・労務・総務の仕事をうまく回したい抜けや間違いを見つけたい仕事・会議制度の数字を確認

経費精算のルールを社員向けにまとめる

経理や総務の担当者が、立替経費の精算で差し戻しや提出の遅れが減るよう、社員が迷わない経費精算のルールと案内をまとめたいとき

経理・会計社内のルールや仕組みが整っていない経理・財務・法務のプロになりたい何かを形にしたい仕事・会議

小口現金をやめる段取りを立てる

経理や総務の担当者が、手間と紛失の心配がある小口現金(社内に置く少額の現金)をやめて、立替精算や法人カードに切りかえる段取りを立てたいとき

経理・会計同じ作業のくり返しが多い経理・財務・法務のプロになりたい段取りしたい仕事・会議

不審メールの見分け方の社内教育資料を作る

情報システムや総務の担当者が、取引先や社長を装った不審なメールに社員がだまされないよう、見分け方と報告の仕方を教える資料を作りたいとき

情報システム・セキュリティセキュリティやトラブルが心配強い会社・チームをつくりたい人にわかりやすく伝えたい仕事・会議

パソコンやスマホを紛失したときの対応手順を作る

情報システムや総務の担当者が、社員が業務用のパソコンやスマホをなくした・盗まれたときに、本人と会社がすぐ動ける手順と報告の形を用意したいとき

情報システム・セキュリティセキュリティやトラブルが心配強い会社・チームをつくりたい何かを形にしたい仕事・会議

テレワークのセキュリティルールと自己点検表を作る

情報システムや総務の担当者が、在宅勤務や外出先で働く社員に守ってほしいルールと、社員が自分で確かめられる点検表を作りたいとき

情報システム・セキュリティセキュリティやトラブルが心配強い会社・チームをつくりたい何かを形にしたい仕事・会議

部署のマニュアル整備の計画と書式をそろえる

部署のリーダーや業務改善の担当者が、属人化した業務のマニュアルを、部署全体で計画的にそろえていきたいとき

業務改善・自動化(DX)社内のルールや仕組みが整っていない強い会社・チームをつくりたい段取りしたい仕事・会議

共有メールの担当割り当てと対応漏れ防止の仕組みを作る

複数人で1つの問い合わせ用メールを見ているチームのリーダーが、誰が返すか分からず放置や二重返信が起きるのを防ぎたいとき

業務改善・自動化(DX)ミスが多い・抜けが心配仕事を自動化・AIで楽にしたい段取りしたい仕事・会議

フォームの回答を自動で集計して担当に知らせる

社内アンケートや申込み受付でフォームを使っている担当者が、回答の集計と担当者への連絡を手作業なしで回したいとき

業務改善・自動化(DX)同じ作業のくり返しが多い仕事を自動化・AIで楽にしたい何かを形にしたい仕事・会議