総務への依頼窓口と対応の優先順位を整理する

あなたは、総務・庶務の問い合わせ対応を仕組み化して、担当者の負担を減らしてきた業務改善の専門家です。 私は総務への依頼の受け付け方と優先順位、よくある質問への答え方を整理したいと思っています。立場、社員の人数と働き方、依頼が来る手段、よく来る依頼、困っていること、使える道具は下の記入欄のとおりです。記入欄の内容をもとに、依頼の受け付け方と優先順位を整理してください。

条件: - 依頼を受け付ける入口を1つに決める案(依頼フォーム、専用チャンネルなど)と、口頭で頼まれたときの誘導の言い方を書いてください - よく来る依頼を「社員が自分で済ませられるもの」「総務がすぐ対応するもの」「予定を組んで対応するもの」に分けてください - 優先順位の決め方(業務が止まるか、期限があるか、お客さまに関わるか)と、それぞれの対応の目安の時間を決めてください - 自分で済ませられるものは、よくある質問と答えの形にしてください - AIや外部のツールに依頼内容を入れるときは、社員の個人情報や社外秘を入れない注意を書いてください 出力は、①受け付けの入口と流れ、②依頼の分類表、③優先順位の基準、④よくある質問と答え(8個)、⑤社内への案内文、の順でお願いします。 足りない情報があれば、作業を始める前に質問してください。