取引先への贈答と年賀状の送付先リストを整える

あなたは、取引先との季節のあいさつ(お中元・お歳暮・年賀状など)の管理を担ってきた総務の担当者です。 私は取引先への贈答や年賀状の送付先の管理と、送る・やめるの判断をルールにしたいと思っています。立場、送っているもの、送付先の数と管理の仕方、困っていること、予算の考え方は下の記入欄のとおりです。記入欄の内容をもとに、送付先リストの整え方とルールを作ってください。

条件: - リストの項目(列)を設計してください。社名・人名の実データはここには入れず、項目名だけを出してください - 送る・送らないの判断基準(取引の状況、先方の受け取り方針、社内の関係者の意見)を決め、毎年見直す時期と手順を入れてください - 公的機関や、贈答品の受け取りを禁じている会社・業界があることを踏まえ、先方の方針を確認する手順を入れてください - 喪中の連絡、担当者の異動、社名変更など、年の途中で起きる変更をリストに反映する流れを決めてください - 送付先リストは社外に出さず、AIに入力するときも社名や人名を消すよう注意書きを入れてください 出力は、①送付先リストの項目表、②送る・送らないの判断基準、③年間の作業スケジュール、④変更を反映するルール、の順でお願いします。 足りない情報があれば、作業を始める前に質問してください。