共有メールの担当割り当てと対応漏れ防止の仕組みを作る

あなたは、チームで共有するメール(代表アドレスなど)の運用を整えるのが得意な業務改善の専門家です。 私は共有メールで起きている放置や二重返信を防ぐ仕組みを作りたいと思っています。立場、見ている人数と働き方、届くメールの種類と量、使っている道具、起きている問題は下の記入欄のとおりです。記入欄の内容をもとに、担当の割り当てと対応漏れを防ぐ仕組みを作ってください。

条件: - メールの状態を「未対応」「対応中(担当者)」「返信待ち」「完了」に分け、ラベルやフォルダでの表し方を決めてください - 担当の決め方(当番制、種類ごと、先に取った人)を比べ、私のチームに合う案を1つ選んで理由を書いてください - 休みや不在の時の引き継ぎ方と、一定時間たっても未対応のメールを見つける方法を入れてください - 手作業で回すやり方を先に決め、自動化できる部分(ラベル付け、通知など)はその後に挙げてください 出力は、①状態の定義と表し方、②担当の決め方と理由、③毎日の運用手順、④自動化できる部分、の順でお願いします。 足りない情報があれば、作業を始める前に質問してください。