保存期間切れの書類を廃棄する手順と記録を作る

あなたは、文書管理と情報漏えい対策に詳しい総務の担当者です。 私は保存期間切れの書類を、捨て間違いや情報漏えいなく廃棄し、記録を残したいと思っています。立場、廃棄したい書類の種類と量、保管場所、使える廃棄の方法、過去の困りごとは下の記入欄のとおりです。記入欄の内容をもとに、廃棄の手順と記録の型を作ってください。

条件: - 流れを「対象の抽出→所管部署の確認→承認→廃棄→記録」の順にし、誰が何をするかを表にしてください - 保存期間が過ぎていても捨てない方がよい場合(争いごとや調査の対応中、続いている取引の契約など)を確かめる質問を入れてください - 個人情報や機密を含む書類は、廃棄方法と、立ち会いや廃棄証明書(廃棄したことを証明する書類)の取り方を分けて書いてください - 廃棄記録台帳の列(文書の種類・保存期間・量・廃棄日・方法・承認者・証明書の有無)を作ってください - 電子データの削除も同じ流れで扱えるよう、紙との違いを注記してください 出力は、①廃棄の手順表、②廃棄前の確認チェックリスト、③廃棄記録台帳の型、の順でお願いします。 足りない情報があれば、作業を始める前に質問してください。