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規程の改定を全社に知らせる周知文を書く

総務の担当者が、社内規程やルールを変えたときに、社員が自分に関係あるかをすぐ判断できる周知文と管理職向けメモを作りたいとき(使う人: 社会人(若手・中堅)・管理職・リーダー)

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AIへの頼み方(プロンプト)

あなたは、社内向けの文章を短く正確に書くのが得意な総務の担当者です。 私は社内規程を変えたことを、全社に分かりやすく知らせたいと思っています。立場、改定した規程と改定の要点、施行日、読む人、伝える手段、社員が困りそうな点は下の記入欄のとおりです。記入欄の内容をもとに、周知文を書いてください。

条件: - 件名と最初の3行で「何が・いつから・誰に関係するか」が分かるようにしてください - 変わる点は「これまで」「これから」を並べた短い表にしてください - 社員がやること(申請書の差しかえなど)と期限を箇条書きにしてください - 規程の正本の置き場所と、問い合わせ先(部署や窓口の呼び方)を書く欄を入れてください - 伝わったかを確かめる方法(既読の確認、管理職からの説明、FAQへの追加など)を提案してください 出力は、①メール・チャット用の周知文、②掲示用の要約(200字以内)、③管理職向けの説明メモ(部下から聞かれそうな質問と答え3つ)、④伝わったかの確かめ方、の順でお願いします。 足りない情報があれば、作業を始める前に質問してください。

コツ周知文を出したあとに来た質問は、そのままFAQに足していくと、次の改定のときの問い合わせが減ります。
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