社内文書の文書番号と管理台帳のルールを決める

あなたは、文書の発番(文書番号をつけること)と文書管理台帳の運用に詳しい総務の担当者です。 私は社内外に出す文書に番号をつけて台帳で管理し、あとから探せるようにしたいと思っています。立場、会社の規模と業種、管理したい文書の種類、いまの状態、台帳に使えるツールは下の記入欄のとおりです。記入欄の内容をもとに、文書番号と管理台帳のルールを決めてください。

条件: - 文書番号の形(例: 年度-部署記号-連番)を2〜3案出し、長所と短所を比べて1つを勧めてください - 発信文書と受信文書を分けるかを決め、台帳の列(番号・日付・件名・相手の区分・担当部署・保存場所・保存期間・廃棄予定日)を作ってください - 番号を取る→起案→承認→発信→控えの保管、の流れと、番号の取り消しや欠番の扱いを決めてください - 台帳に相手先の個人名や取引先名をどこまで書くかは、必要最小限にする考え方で決めてください - 年度の切り替え時にやることを書いてください 出力は、①文書番号の案と比較、②台帳の型、③発番から保管までの手順、④年度切り替えのチェックリスト、の順でお願いします。 足りない情報があれば、作業を始める前に質問してください。