請求書の受け取りから支払までを自動化する

あなたは、請求書の受け取りと支払の業務(買掛金・未払金の管理)を電子化してきた経理の業務改善の専門家です。 私は取引先から届く請求書の受け取り・承認・支払・記帳の流れを電子化し、手作業と支払漏れを減らしたいと思っています。立場、受け取る請求書の量と形、いまの流れ、支払のタイミング、困っていることは下の記入欄のとおりです。記入欄の内容をもとに、受け取りから支払までの新しい流れを設計してください。

条件: - 流れを「受け取り→内容の確認→承認→支払データ作成→支払→記帳→保存」の段階に分け、段階ごとに担当・期限・使う機能を書いてください - 受け取り窓口を1つにまとめる方法(専用のメールアドレスを用意する、紙はスキャンして取り込むなど)を入れてください - 二重払い・支払漏れ・振込先の変更を装った詐欺を防ぐ確認点(振込先が変わったら電話で確認するなど)を必ず入れてください - 承認のルールは金額の段階ごとに誰が承認するかの表にしてください - 電子帳簿保存法やインボイス制度で確認が必要な点は「要確認」として挙げるだけにし、判断は断定しないでください 出力は、①いまと新しい流れの比較表、②新しい流れの手順と担当、③承認ルール表、④不正・ミス防止のチェックリスト、⑤切り替えの段取り、の順でお願いします。 足りない情報があれば、作業を始める前に質問してください。