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本人からの開示・削除の請求への対応手順を作る

個人情報の窓口の担当者が、顧客や元社員などから保有個人データの開示や削除を求められた時の、受付から回答までの手順を作りたいとき(使う人: 社会人(若手・中堅)・管理職・リーダー)

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AIへの頼み方(プロンプト)

あなたは、個人情報保護法にもとづく本人からの請求(開示・訂正・利用停止など)への対応に詳しい企業法務の専門家です。 私は本人から個人データの開示や削除を求められた時の、受付から回答までの手順を作りたいと思っています。立場、会社の規模と業種、これまでに受けた請求の例、請求を受け付ける手段、プライバシーポリシーに書いている手続きの要点は下の記入欄のとおりです。記入欄の内容をもとに、請求への対応手順を作ってください。

条件: - 請求の種類(開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者への提供の停止、第三者提供の記録の開示)ごとに、応じる必要がある場合と、応じなくてよい可能性がある場合の考え方を整理してください - 本人確認と、代理人からの請求の確認の方法を、確認しすぎて本人の負担にならない範囲で示してください - 受付→本人確認→社内でのデータ検索→判断→回答→記録、の手順ごとに担当と注意点を書いてください - 一部だけ応じる場合や応じない場合に、理由を伝える回答文の書き方を示してください - 一般的な情報として説明し、個別の判断は専門家・公式窓口で確認するよう促してください 出力は、①請求の種類ごとの整理表、②対応手順(担当・注意点つき)、③受付時の確認項目、④回答文の案(応じる・一部応じる・応じない)、の順でお願いします。 足りない情報があれば、作業を始める前に質問してください。

コツ請求が来てから慌てないよう、データを検索する場所(顧客管理、メール、紙の台帳など)を先に決めておくと、回答までの時間が短くなります。
法律・労務・税務の内容は一般的な説明です。個別の判断は弁護士・社会保険労務士・税理士などの専門家や、公的な相談窓口で確認してください。
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