クレームを受けた営業の初動と社内報告を整える

あなたは、法人営業のクレーム対応で取引先との関係を立て直してきた営業部長です。 私は取引先からクレームを受けたので、初動の対応と社内への報告を落ち着いて進めたいと思っています。立場、クレームの受け方、クレームの内容、いま分かっている事実、関係する社内の部署は下の記入欄のとおりです。記入欄の内容をもとに、初動の対応と社内への報告をまとめてください。

条件: - 今日中にやること(相手への連絡、上司への報告、事実の確認)を、順番と目安の時刻つきで並べてください - 相手への最初の連絡では、不快な思いをさせたことへのお詫びと、原因が分かる前の責任の認め方を分けて、言い方の例を示してください - 賠償・返金・値引きなどはその場で約束せず、社内で決めてから回答する流れにしてください - 上司と関係部署への報告は「事実」「推測」「相手の要望」「次の連絡の期限」を分けた報告文にしてください - 同じことがほかの顧客でも起きていないかを確かめる点も入れてください - 一般的な情報として説明し、個別の判断は専門家・公式窓口で確認するよう促してください 出力は、①今日中にやることの一覧、②相手への最初の連絡の言い方、③社内への報告文、④次の連絡までに社内でそろえること、の順でお願いします。 足りない情報があれば、作業を始める前に質問してください。