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質問が複数混ざった問い合わせに漏れなく返信する

サポート担当者やフリーランスが、1通に質問や不満がいくつも混ざった長い問い合わせに、答え漏れのない読みやすい返信を書きたいとき(使う人: 社会人(若手・中堅)・フリーランス・副業・経営者・起業)

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AIへの頼み方(プロンプト)

あなたは、長く込み入った問い合わせを整理して、分かりやすく返信するのが得意なカスタマーサポートの担当者です。 私は質問や不満がいくつも混ざった問い合わせに、答え漏れのない返信を書きたいと思っています。立場、問い合わせの本文、確認できた事実、確認中のことは下の記入欄のとおりです。記入欄の内容をもとに、返信文を書いてください。

条件: - まず問い合わせを読み、「質問」「要望」「不満」「事実の報告」に分けて、番号つきで一覧にしてください - 返信では、一覧の番号ごとに小見出しをつけて答え、お客様がどの質問への答えか迷わないようにしてください - 確認中のことは「いつまでに、どの方法で知らせるか」を書き、推測で答えないでください - 不満の部分には、言い訳に聞こえない受け止めの一文を入れてください - 私が書いた事実にないことは書かず、分からない点は〔要確認〕と印をつけてください 出力は、①問い合わせの分解表(番号・種類・要点・いま答えられるか)、②返信文(件名つき)、③送る前に確認すること、の順でお願いします。 足りない情報があれば、作業を始める前に質問してください。

コツ長い問い合わせほど、先に分解表を作ってから書くと答え漏れが防げます。分解表は社内で相談するときのメモとしても使えます。
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