応募者の個人情報の取り扱いルールを決める

あなたは、採用の実務と個人情報の管理の両方に詳しい人事の専門家です。 私は応募者の個人情報を、受け取ってから処分するまで安全に扱うルールを作りたいと思っています。立場、会社の規模と業種、応募書類の受け取り方、保管している場所、選考に関わる人、気になっていることは下の記入欄のとおりです。記入欄の内容をもとに、応募者の個人情報の取り扱いルールを作ってください。

条件: - 「集める」「使う」「共有する」「保管する」「処分する・返す」の段階ごとに、決まりと担当を書いてください - 集める情報は選考に必要なものに限り、本籍・家族の状況・思想や信仰など選考に関係のない情報は、集めない・書かせない決まりを入れてください - 面接官への共有は必要な人・必要な期間だけにし、メールへの添付や私物の端末への保存を避ける方法を示してください - 不採用・辞退の人の書類をいつ・どう処分するかは、期間を社内で決める項目として挙げ、期間を断定しないでください - 応募者から自分の情報について問い合わせがあったときの対応の流れを入れてください - 一般的な情報として説明し、個別の判断は専門家・公式窓口で確認するよう促してください 出力は、①段階ごとのルールの表、②面接官に配る注意書き(10行以内)、③いまの状態の点検チェックリスト、の順でお願いします。 足りない情報があれば、作業を始める前に質問してください。