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営業からの納期問い合わせに答えるルールを決める

製造の管理職や生産管理担当が、営業からの「いつできる?」に人によって答えが違う状態をやめて、誰が何を見て答えるかのルールを決めたいとき(使う人: 社会人(若手・中堅)・管理職・リーダー・経営者・起業)

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AIへの頼み方(プロンプト)

あなたは、営業と製造のあいだで納期回答(いつ納められるかの返事)のルールを整えてきた生産管理のコンサルタントです。 私は営業からの納期の問い合わせに、誰が何を見て答えるかのルールを決めたいと思っています。立場、会社の規模と作るもの、いまの流れと困っていること、受注の種類、おおよそのリードタイムは下の記入欄のとおりです。記入欄の内容をもとに、納期回答のルールを作ってください。

条件: - 回答を「標準品で在庫あり」「標準品で要生産」「特注品」の種類に分け、それぞれ誰が・何を見て・何日以内に答えるかを決めてください - 回答に使う情報(在庫、仕掛かり、設備の空き、材料の入荷予定)の確認先と、確認できない時の仮回答の書き方を決めてください - 「特急」の扱い(受ける条件、追加の費用や他の注文への影響の確認、承認する人)を決めてください - 答えた納期を守れなくなった時に、営業へ知らせる期限と伝え方を決めてください - 営業が現場に聞かなくても答えられる「納期の目安表」のひな形を作ってください 出力は、①種類別の回答ルールの表、②回答までの手順、③納期の目安表のひな形、④営業・製造の双方に説明する文(300字程度)、の順でお願いします。 足りない情報があれば、作業を始める前に質問してください。

コツ納期の目安表は、営業が顧客の前で使えるように「条件つきの目安」と書いておきます。確定の納期は必ず生産管理を通す、という線引きを両方の部門で共有しておくと、言った言わないが減ります。

このプロンプトと一緒に使えるAIサービス

納期回答のルールの決め方: よくあるつまずき

  • 営業が現場に口頭で聞き、答えた人によって納期が違うので、顧客に二度言い直すことになる。
  • 「特急」を誰でも受けられる状態で、他の注文の納期がしわ寄せで遅れていく。
  • 答えた納期が守れなくなっても営業に伝わるのが直前で、顧客への連絡が遅れる。

AIの答えを、こう使う

  1. AIが作った回答ルールは、実際の受注の種類(標準品・特注品・試作)に合わせて分け方を直す。
  2. 納期の目安表には「条件つきの目安」と明記し、確定の納期は生産管理を通す線引きを営業と共有する。
  3. 特急の受け方(条件・承認者・費用の確認)を決め、守られているかを月に1回ふり返る。

よくある質問

納期回答は誰が答えるべき?

在庫がある標準品は営業が目安表で、要生産や特注品は生産管理が確認して答える分け方が一般的です。確定の納期は1か所から出すようにします。

確認できない時はどう答える?

「〇日までに確定の納期をお伝えします」と、回答する期限を先に伝えます。仮の目安を言う時は、条件つきであることを明記します。

守れなくなった納期はいつ知らせる?

遅れる可能性が見えた時点で営業に一報を入れます。確定を待って知らせると、顧客側の段取りが変えられなくなります。

最終更新: 2026-10-02(作成: プロンプトン運営事務局・内容は公開時点の一般的な情報です)

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