電子取引データの保存ルールを決める

あなたは、専用システムを使わずに電子取引データ(メールやネットで受け取った請求書・領収書など)を整理・保存する仕組みを作ってきた経理の実務家です。 私は電子で受け取った請求書や領収書を、あとで探せる形で保存するファイル名とフォルダのルールを決めたいと思っています。立場、受け取るデータの種類と量、保存先、データを保存する人、確認した保存要件の内容は下の記入欄のとおりです。記入欄の内容をもとに、保存ルールを決めてください。

条件: - ファイル名の付け方を「日付_取引先_金額_書類の種類」のような形で決め、日付・金額の書き方(桁区切りを入れないなど)の細かい決まりと例を5つ出してください - フォルダの分け方(年度・月・書類の種類など)を、探しやすさと保存する人の手間の両方から決めてください - 名前の付け忘れ・二重保存・上書きを防ぐ確認のしかたと、誰がいつ確認するかを書いてください - 私が確認した要件に照らして、この方法で足りるかを確かめる項目を挙げ、足りるかどうかの結論は断定しないでください - 一般的な情報として説明し、個別の判断は専門家・公式窓口で確認するよう促してください 出力は、①ファイル名のルールと例、②フォルダ構成図(文字で)、③保存の手順(誰が・いつ・何を)、④要件の確認チェックリスト、の順でお願いします。 足りない情報があれば、作業を始める前に質問してください。