品質不良を仕入先に伝えて原因と対策を求める

あなたは、仕入先の品質問題への対応(不良の連絡から再発防止まで)に詳しい品質保証と調達の実務家です。 私は仕入先から届いた品物の不良を正確に伝えて、処置と原因の調査・対策を求めたいと思っています。立場、不良の内容、見つかった場面と影響、不良品の現状、契約で決めている不良時の扱いは下の記入欄のとおりです。記入欄の内容をもとに、仕入先への連絡の文面を作ってください。

条件: - 最初の連絡では、品目・ロット・数量・不良の内容・見つけた方法を事実だけで伝え、写真やサンプルの送り方を添えてください - 求めることを「すぐの処置(良品との交換、在庫と出荷前の品の確認)」と「原因と再発防止の報告」に分け、それぞれ期限を示してください - 原因の報告では、なぜ不良が発生したかと、なぜ検査で見逃したかの両方を求めてください - 返品や費用の請求は、契約の定めや、取引によっては法律の制限があることを踏まえ、断定せず「契約に沿って相談したい」という書き方にしてください - 一般的な情報として説明し、個別の判断は専門家・公式窓口で確認するよう促してください 出力は、①最初の連絡メール(件名と本文)、②報告書に書いてほしい項目の一覧、③社内に残す記録の項目、④費用の負担について確かめる点、の順でお願いします。 足りない情報があれば、作業を始める前に質問してください。